Rangkuman Dasar-Dasar Manajemen.

MANAJER/PEMIMPIN

Manajer (Hasibuan):

Seseorang yang mencapai tujuannya
melalui kegiatan orang lain.  

Pemimpin (Robert Tanembuan):

Mereka yang menggunakan wewenang formal untuk mengorganisasi, mengarahkan, dan

mengontrol para bawahan yang bertanggung jawab, supaya semua pekerjaan dikoordinasi demi

mencapai tujuan perusahaan

Menurut Prof. Maccoby:

Seorang pemimpin yang baik untuk masa kini adalah seorang yang religious, yaitu menerima

kepercayaan etnis dan moral dari berbagai agama besar secara kumulatif, kendatipun ia sendiri

menolak ketentuan gaib dan ide ketuhanan yang berlainan

Tugas-tugas manajer:

• Managerial cycle; siklus pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian, dan pelaporan. 
• Memotivasi . harus dapat mendorong bawahannya untuk bekerja giat dan membina bawahan dengan baik dan harmonis. 
• Manajer harus berusaha memenuhi kebutuhan para bawahannya  
• Manajer harus dapat menciptakan kondisi yang akan membantu bawahannya mendapatkan kepuasan dalam pekerjaannya. 
• Manajer harus berusaha agar para bawahan bersedia memikul tanggung jawab. 
• Manajer harus membina bawahannya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. 
• Manajer harus membenahi fungsi-fungsi fundamental manajemen secara baik. 
• Manajer harus membina hubungan yang harmonis dengan pihak luar. 
• Manajer bertanggungjawab atas keselamatan karyawan. 
• Mengadakan pembagian kerja dan mengkoordinasi tugas.

Tingkatan manajemen:       

1. Top management (manajemen puncak)                                                                         
2. Middle management (manajemen menengah)                                                                
3. Lower management (manajemen tingkat bawah)        

Persyaratan jabatan manajer

(Littlefield dan Peterson):

1. Technical skills (keterampilan menggunakan alat-alat teknis).
2. Human skills (keterampilan berinteraksi, saling berhubungan, saling mengerti, dan dapat menyelami keinginan/perasaan/kepribadian).
3. Conceptual skills (kemampuan menggerakkan perusahaan, melihat masa depan perusahaan).

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

(decision making)

Pengambilan keputusan (G.R Terry):

            Pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif

Pengambilan keputusan (Harold Koontz dan Cyril O’Donnel):

            Pemilihan di antara alternatif-alternatif mengenai suatu cara bertindak (adalah inti daripada perencanaan.  Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada, jika tidak ada keputusan ) Suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk dan reputasi yang telah dibuat.

Pengambilan keputusan (Sondang P Siagian):

            Suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang atas alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang paling tepat.

Pengambilan keputusan (Malayu S.P.Hasibuan):

            Suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternatif untuk melakukan aktivitas-aktivitas pada masa yang akan datang.

Pengambilan keputusan à menghasilkan keputusan à menimbulkan aktivitas-aktivitas, sehingga proses manajemen dapat terlaksana

Dasar pengambilan keputusan (Sondang P Siagian):

1. Percaya kepada kekuatan gaib.
2. Percaya kepada kekuatan duniawi.
3. Berdasarkan intuisi.
4. Berdasarkan akal sehat.
5. Berdasarkan logika murni.
6. Berdasarkan metode ilmiah.

Akan tetapi, pada umumnya suatu keputusan diambil berdasarkan:

1. Intuisi (suara hati).                             
2. Pengalaman (experience).
3. Fakta-fakta.                            
4. Kekuasaan (authority).

Teknik pengambilan keputusan:

1. Operation Research à menggunakan teknik matematis dalam analisa dan pemecahan masalah à usaha inventarisasi.
2. Linear Programming à riset dengan menggunakan rumus matematik à disebut juga vector analysis.
3. Gaming war games, teori yang biasanya digunakan untuk menentukan strategi.
4. Probability à teori kemungkinan yang dapat diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal yang tidak normal mengenai sebuah keputusan.
5. Ranking and statistical weighting à (1) mengalokasi berbagai faktor yang akan mempengaruhi keputusan terakhir, (2) menimbang faktor-faktor yang dapat dibandingkan dan yang tercakup di dalam setiap alternatif.

Menurut John Robert Beishline, pemecahan masalah yang

dihadapi dapat dengan cara:

1. Manajemen konvensional/tradisional

            Berdasarkan tindakan yang diambilnya pada masa lalu.

2. Manajemen sistematis

            Berdasarkan pengalamannya sendiri dan pengalaman orang lain yang menghadapi masalah yang sama.

3. Manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan

            (scientific management)

            Manajer menetapkan terlebih dahulu masalah yang dihadapinya secara seksama, membuat suatu patokan sebagai suatu pegangan untuk bekerja, mengumpulkan bahan, fakta, data, informasi, menetapkan pemecahan sementara dan memeriksa kembali cara pemecahan tersebut.

Dalam scientific management, langkah yang

ditempuh untuk pengambilan keputusan adalah:

1. Mengumpulkan fakta, data, dan informasi.
2. Menganalisa data dan mempertimbangkan tujuan dalam hubungannya dengan data, fakta , dan informasi yang sudah tersedia.
3. Menetapkan keputusan.

Proses Pengambilan Keputusan

Langkah-langkah pengambilan keputusan (G.R.Terry):

1. Merumuskan masalah
2. Menganalisa masalah
3. Menetapkan sejumlah alternatif
4. Mengevaluasi masing-masing alternatif
5. Memilih alternatif yang akan menjadi keputusan dan yang akan dilaksanakan

Langkah-langkah pengambilan keputusan (Peter F. Drucker):

1. Menetapkan masalah
2. Menganalisa masalah
3. Mengembangkan alternatif-alternatif pilihan
4. Mengambil keputusan yang tepat
5. Mengambil keputusan menjadi tindakan yang efektif

SISTEM  MANAJEMEN

Sistem manajemen dapat dibedakan atas :
1. Manajemen bapak
2. Manajemen tertutup
3. Manajemen terbuka
4. Manajemen demokrasi

Manajemen Bapak

Diartikan bahwa setiap usaha dan aktivitas bawahan selalu mengikuti perintah bapak/manajer/pemimpin.

Kebaikannya :

Jika pemimpin tetap pada proporsi yang benar, pekerjaan dapat cepat diselesaikan, sehingga tujuan tercapai dengan baik.

Kelemahannya :

1. Jika pimpinan tidak benar, perusahaan akan hancur.
2. Kemajuan perusahaan terbatas, karena tergantung kecakapan pemimpin.
3. Bila terjadi penggantian pemimpin maka pemimping baru sulit melakukan tugas kepemimpinan.
4. Bawahan tidak punya kreativitas (hanya ok bos). 

Manajemen Tertutup/Otoriter

Manajer tidak memberitahukan atau menginformasikan keadaan perusahaan kepada para bawahannya walaupun dalam batas tertentu.

Kebaikannya :

Rahasia dan keadaan perusahaan sangat terjamin.

Pengambilan keputusan cepat, karena bawahan tidak terlibat.

Kelemahannya :

1. Bawahan tidak mengetahui keadaan perusahaan.
2. Masalah dan pemecahan masalah hanya dihadapi manajer.
3. Tidak mempersiapkan kader pengganti.
4. Bawahan bersikap apatis terhadap masalah yang dihadapi perusahaan.

Manajemen Terbuka/Partisipatif

Manajer banyak menginformasikan keadaan perusahaan kepada para bawahannya walaupun dalam batas tertentu.

Semakin tinggi kedudukan bawahan semakin banyak mengetahui rahasia perusahaan tetapi rahasia jabatan selalu dipegang oleh manajer.

Dalam mengambil keputusan, manajer memberi kesempatan kepada bawahan untuk memberikan saran/pendapatnya. Meskipun keputusan terakhir tetap ditangan manajer.

Kebaikannya :

1. Bawahan ikut memikirkan kesulitan dan penyelesai masalah yang dihadapi perusahaan.
2. Bawahan mengetahui arah yang diambil perusahaan.
3. Bawahan lebih bersemangat dan berpartisipasi dalam melaksanakan tugasnya.
4. Pengkaderan terjamin, karena bawahan telah terbina dan terlatih.
5. Timbul kompetisi yang sehat.
6. Menimbulkan hubungan dan kerjasama yang semakin baik.
7. Menimbulkan rasa solidaritas yang tinggi.

Kelemahannya :

1. Pengambilan keputusan lama/bertele-tele.
2. Rahasia perusahaan kurang terjamin.
3. Wibawa atasan berkurang karena kecakapan dan kepemimpinan manajer diketahui bawahan.

Manajemen Demokrasi

Hampir sama dengan manajemen terbuka, perbedaannya adalah :

1. Manajemen demokrasi hanya dapat dilakukan dalam suatu organisasi yang setiap anggotanya mempunyai suara yang sama (MPR, DPR, Koperasi dll).
2. Dalam manajemen demokrasi setiap anggota ikut menetapkan keputusan berdasarkan suara terbanyak (keputusan bersama).

Kebaikannya :

1. Keputusan yang diambil relatif baik karena dipikirkan dan putuskan oleh banyak orang.
2. Kecenderungan bertindak otoriter dapat dihandari.
3. Keputusan yang diambil dipertanggungjawabkan oleh para anggota.
4. Ruang lingkup dan arah keputusan diketahui oleh masyarakat.

Kelemahannya :

1. Biaya dan waktu pengambilan keputusan besar dan bertele-tele.
2. Minoritas yang kalah suara terpaksa menyetujui keputusan yang diambil.
3. Minoritas yang cakap berargumentasi dapat mempengaruhi anggota lain dalam mengambil keputusan.
4. Pimpinan sidang dapat mengarahkan rapat dalam menggolkan keputusan.

PEMIMPIN DAN KEPEMIMPINAN
Kualifikasi atau sifat pemimpin (G.R. Terry):

1. Energi, mempunyai kekuatan mental dan fisik.
2. Stabilitas emosi.
3. Human relationships, harus banyak mengetahui tentang tingkah laku, sifat manusia dan hubungan manusia.
4. Personal motivation, dapat memotivasi diri sendiri dan orang lain.
5. Communication skills, mempunyai kecakapan dalam berkomunikasi.
6. Teaching skills, kecakapan untuk mendidik, membimbing, memberikan petunjuk.
7. Social skills, bersifat suka menolong, senang jika bawahannya maju, peramah, dan dapat menghargai pendirian orang lain.
8. Technical competent, cakap dalam menganalisa perencanaan, pengorganisasian, pendelegasian wewenang dan tangkas dalam mengambil keputusan.

Syarat-syarat seorang pemimpin (Henry Fayol):

1. Physical (kesehatan fisik).
2. Mental (kesehatan mental).
3. Moral (energik, penuh spirit dan inisiatif, mempunyai loyalitas dan dedikasi terhadap pekerjaan).
4. General education (mempunyai pengetahuan umum yang luas).
5. Special knowledge (memiliki pengetahuan teknis operatif yang dipimpinnya).
6. Experience (pengalaman yang berasal dari kerja langsung di tempat).

Pemimpin (leader, eksekutif, ketua) adalah orangnya.

kepemimpinan (leadership) adalah gaya dalam melakukan tugas-tugasnya.

Pemimpin (Malayu S.P. Hasibuan):

Seseorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya untuk mengarahkan orang lain serta bertanggung jawab atas pekerjaan orang tersebut dalam mencapai suatu tujuan.

Macam-macam wewenang seorang pemimpin:

1. Wewenang formal à wewenang sah yang dimiliki seorang pemimpin, karena kedudukannya dalam perusahaan.  Wewenang ini dapat berasal dari:

            - Top down authority

            - Bottom-up authority

2.         Wewenang pribadi à wewenang karena wibawa yang dimiliki seseorang, misal karena usia,  pendidikan, kepribadian, sehingga dapat mempengaruhi kehidupan kelompok dan kepuasan bawahannya.

1. Tradisi/warisan.
2. Kekuatan pribadi.
3. Pengangkatan atasan.
4. Pemilihan.

Hal-hal yang menyebabkan seseorang menjadi pemimpin:

1. Tradisi/warisan.
2. Kekuatan pribadi.
3. Pengangkatan atasan.
4. Pemilihan.

KEPEMIMPINAN

Fungsi eksekutif  ialah menyediakan suatu sistem komunikasi, memelihara, kesediaan bekerja sama dan menjamin keutuhan organisasi.

Kepemimpinan adalah kemampuan pribadi untuk menegaskan keputusan yang memberikan dimensi mutu dan dimensi kesusilaan terhadap koordinasi kegiatan organisasi dan perumusan tujuannya

Kepemimpinan (G.R.Terry):

Kegiatan-kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar mau  bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Kepemimpinan yang berdasarkan Pancasila adalah kepemimpinan yang memliki jiwa Pancasila, yang memiliki beberapa asas:

1. Ing ngarso sing tulodo  (Seorang pemimpin harus mampu lewat sifat dan perbuatannya menjadikan dirinya pola anutan  bagi yang dipimpinnya)

2. Ing madya mangun karso (Seorang pemimpin harus mampu membangkitkan semangat berswakarsa dan berkreasi pada orang-orang yang dibimbingnya.)

3. Tut wuri handayani (Seorang pemimpin harus mampu mendorong orang-orang yang diasuhnya berani berjalan di depan dan sanggup bertanggung jawab.)

Teori Kepemimpinan

·         Teori keadaan

Kepemimpinan dipengaruhi oleh keadaan pemimpin, para pengikut, organisasi, dan pengaruh sosial, ekonomi, budaya agama, moral, politik.

·         Teori sifat

Sifat-sifat yang dimiliki pemimpin dianggap sebagai ukuran penting dan satu daftar sifat diajukan sebagai ukuran untuk menentukan potensi

Tipe-tipe kepemimpinan:

1. Missionary. tipe pemimpin yang perhatiannya terhadap produksi rendah, sedang terhadap pekerja paling besar  gaya kepemimpinan berorientasi pada manusia pekerja
2. Autocrat à tipe pemimpin yang perhatiannya terhadap produksipaling besar, sedang terhadap pekerja rendah gaya kepemimpinan berorientasi pada produksi
3. Compromiser  tipe pemimpin yang perhatiannya terhadap produksi maupun terhadap pekerja sedang-sedang saja gaya kepemimpinan yang berimbang
4. Executive tipe pemimpin yang perhatiannya baik terhadap produksi maupun terhadap pekerja paling besar gaya kepemimpinan yang terbaik
5. Deserter tipe pemimpin yang perhatiannya terhadap produksi maupun terhadap pekerja rendah  gaya kepemimpinan terburuk

Teori Tiga Dimensi Kepemimpinan (Wiliam J. Reddin)

1.      Orientasi Tugas (Task orientation )

Tipe seorang pemimpin dapat dilihat dari kualitas keinginannya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

2.      Orientasi Hubungan (Relationships orientation)

Tipe seorang pemimpin dapat dilihat dari kualitas perhatiannya terhadap hubungan dengan orang lain.

3.      Orientasi efektivitas (Effectiveness)

Tipe pemimpin dapat dilihat dari kemauannya untuk memperoleh produktivitas yang tinggi.